Where lifestyle meets finance
Photo 1441015401724 70D16B783F5C
Administratie | Ondernemen

De administratie van je onderneming zelf doen of uitbesteden?

Bij mijn eerste bedrijf, ben ik gewoon in Excell begonnen. Dat bleek (voor mij) later niet zo’n slimme zet, omdat al gauw bleek dat ik daardoor niet altijd alle kosten goed in beeld had. Een tankbeurtje hier, wat postzegels daar. Die kleine kosten schoten er wat bij in. Ik ben toen overgestapt op een online administratieprogramma, wat voor mij goed werkte. Om te bepalen wat voor jou goed werkt, kun je jezelf de volgende vragen stellen:

Voor je begint 

Wat heb ik nodig?

Ieder bedrijf is anders. Het is bijvoorbeeld al een groot verschil wanneer jij producten verkoopt vanuit je winkel (en dus ook met voorraden werkt, etcetera) of dat je jouzelf als ZZP’er verhuurt. Breng daarom eerst goed in kaart wat je precies allemaal nodig hebt.

Wat kan ik zelf doen?

Veel mensen denken dat de administratie iets heel moeilijk is wat je altijd moet uitbesteden. Dit is niet waar. Het ligt uiteraard aan de kennis en ervaring die je zelf hebt, maar vooral ook aan de complexiteit van je bedrijf. Met de tools die er beschikbaar zijn, kun je je administratie in de meeste gevallen gewoon prima zelf. Het belangrijkste is discipline: de discipline om alles goed bij te houden en de Belastingdienst tijdig te informeren (over bijvoorbeeld je BTW). 

Wat mag het kosten?

Sommigen vinden het ook gewoon fijn als iemand anders de administratie uit handen neemt. En ik begrijp ook dat er veel zaken binnen je onderneming zijn waar je je liever mee bezighoudt. De administratie vertelt je echter zoveel over je bedrijf. En bovendien is uitbesteden soms onnodig duur. 

De 4 mogelijkheden

Voor degenen die nog twijfelen, heb ik even de verschillende belangrijkste mogelijkheden op een rijtje gezet:

Helemaal zelf bijhouden

Zoals ik al vertelde, ben ik ooit met Excell begonnen. Voor mij werkte dit niet, vanwege de grote foutkans, het beperkte overzicht in de stand van zaken van mijn bedrijf (winst, balans) en het feit dat het doen van aangiftes veel meer tijd kostte dan de druk-op-de-knop bij mijn programma.

Online administreren

We hebben een blog gemaakt met daarin een aantal online administratieprogramma’s die goed werken en de kosten daarvan. De maandelijkse kosten verschillen per programma, door de verschillen in de geboden diensten. De werking is in grote lijnen hetzelfde: je importeert je betalingen uit je internetbankieren, geeft aan wat voor kosten het zijn, verstuurt je facturen, doet je BTW-aangiftes en voert je bonnetjes in: allemaal uit hetzelfde systeem. Ondertussen heb je een goed overzicht van de gezondheid van je bedrijf. Het kost relatief weinig tijd en geld. Je begrijpt, ik vind dit fijn :)

Boekhouder

Je kunt er uiteraard ook voor kiezen om je administratie uit te besteden aan een boekhouder. Je stuurt dan gewoon alles van je administratie door naar, de boekhouder. Die verwerkt het en doet evt. je aangiftes. Wij hebben dit bijvoorbeeld nu wel gekozen voor onze stichting, omdat die administratie wat complexer is geworden. Soms is het lastig om een goede te vinden. Wij hebben recensies opgevraagd bij anderen, gecheckt of ze zijn aangesloten bij een koepelorganisatie en hebben gelet op de wijze waarop ze werken: ik hou nu eenmaal van zoveel mogelijk digitaal. 

Accountant

Een accountant is handig als je ook een controlerende functie nodig hebt. Denk aan een gecontroleerde jaarrekening voor de bank.

Belangrijk!

Wel keuze je ook maakt, zorg dat je altijd op de hoogte bent van de financiën van jouw bedrijf. Ook als je het uitbesteed. Op basis van deze informatie kun je namelijk zien hoe je bedrijf ervoor staat en of er dingen anders lopen dan je gepland had bijvoorbeeld. En bovendien: het is jouw bedrijf, dus jij bent verantwoordelijk. Of je het nu uitbesteed hebt, of niet. Check daarom altijd of je aangiftes zijn verstuurd en zorg dat je begrijpt wat er financieel gebeurd binnen je bedrijf.

Heb jij nog andere tips voor mensen die nog geen keuze hebben gemaakt? Of heb je nog andere vragen waar we je mee mogen helpen? Laat het dan hieronder even weten :)

Reageer